Event'ор и Клиент: взгляд эксперта

07.10.2008 10:02 // Интервью

  Мир

Ирина Киреева, генеральный директор ГК Oratorica, высказывает свое экспертное мнение по некоторым вопросам взаимодействия – Event'ор и Клиент.

Чем интересна для вас тема взаимодействия Event'ора и Клиента? Насколько, на ваш взгляд, трудно добиться полного взаимопонимания этим двум сторонам, и какие важнейшие шаги нужно сделать для того, чтобы прийти к нему?
 

Взаимодействие Event'ора и Клиента – это всегда предугадывание желаний клиента, но иногда – это четкое следование его запросам. Как и в обычной жизни, очень часто бывает, что люди с полуслова понимают друг друга, а бывает, что нужно время на притирку. Чтобы наиболее четко выполнить запрос клиента, нужно прежде всего уметь слушать и «слышать», а также иметь определенную долю фантазии и креатива. Если исполнитель заинтересован в долгосрочных отношениях с заказчиком, а заказчик профессионально относится к своей работе, то грамотный диалог построить нетрудно. Очень важно помочь Клиенту сформировать его идею в готовое решение.
 

По каким критериям нужно выбирать агентство? Стоит ли каждый раз обращаться к специализированным агентствам для организации разного формата мероприятий, или же лучше выбрать одно «на все случаи жизни»?
 

Я всегда обращаю внимание на рекомендации от компаний и частных лиц, мнению которых я доверяю. Думаю, что это один из важных критериев. Однако для определения четких критериев по выбору агентства нужно прежде всего определить их для себя или вашей компании. Возможно, вам нужен упор на креатив, и есть большое желание получить что-то необычное даже при возможном увеличении итоговой стоимости мероприятия, а возможно, вам важно строго уложиться бюджет, получив в итоге грамотно сбалансированное мероприятие, в котором четко соблюдены все заранее оговоренные детали. В любом случае – вы вольны выбирать сами.

Если агентство удовлетворяет всем вашим пожеланиям, то, скорее всего, не стоит тратить время на пустые поиски; если же что-то не устраивает и найти взаимопонимание по каким-либо объективным причинам не удалось, стоит рассмотреть предложения рынка – возможно, вы найдете то, что удовлетворит ваши ожидания на сто процентов. Правда, однажды ваши требования снова могут измениться – мы меняемся, меняется и рынок услуг, вопрос в том – успевает ли ваш провайдер за изменениями на рынке.

Еще один немаловажный совет при выборе подрядчика, подходящего вам по определению «мое агентство на все случаи жизни». Поговорите лично с людьми в агентстве, с вашим персональным менеджером просто о жизни, и вы почувствуете, совпадает ли агентство с вами «по духу». И если да, совпадает, делайте выбор спокойно – многие моменты в процессе работы будет решать гораздо проще, вы будете уверены, что люди, работающие в агентстве, разделяют ваши ценности.
 

Насколько оправдана подготовка event'ов в компании собственными силами, без привлечения агентств? Какие моменты при этом вы считаете наиболее опасными?

Подготовка самостоятельного event'а в компаниях – тема достаточно распространенная для компаний, которые еще ни разу не работали с агентством в силу различных причин, из которых чаще всего звучат следующие:

- дорого;
- нет доверия;
- есть ощущение, что сами сделаем не хуже.

В данном случае хочется посоветовать определить точные цели и задачи самого мероприятия, а также те самые критерии, по которым вы будете оценивать работу агентства. Уверяю вас, что даже для мероприятия с небольшим бюджетом профессиональное агентство сможет найти грамотное решение, удовлетворяющее потребностям заказчика.

При организации мероприятия «своими силами» возникает еще вот какая опасность: не всегда в итоге получается так, как планировали. Почему? Не только потому, что профессионализм сотрудников компании недостаточен для организации корпоративного event'а. У специализированного агентства уже есть опыт работы с различными компаниями (заказчиками), концепциями, масштабами, бюджетами, и «опыт, сын ошибок трудных» позволяет агентству при минимальных затратах со стороны заказчика получить максимальный эффект. В конечном итоге именно из этого и складывается репутация агентства.
 

Стоит ли иногда убедить заказчика пересмотреть свои цели и задачи при подготовке мероприятий, если они не всегда оправданы (по мнению агентства, реализующего проект), или же агентство всегда должно принимать позицию клиента безоговорочно?

Мы всегда обсуждаем с заказчиком его видение мероприятия и делаем предложение с учетом наших рекомендаций, основанных на собственном профессиональном опыте. Если заказчик категорически против и настаивает, то там, где можно пойти навстречу, не навредив мероприятию, пойдем. Но если мы точно видим, что определенные моменты, о которых заказчик не догадывается просто в силу того, что никогда еще с этим не сталкивался, могут в результате испортить все впечатление от события - обязательно найдем возможность предостеречь заказчика. В распоряжении наших специалистов опыт предыдущих проектов, отчеты и отзывы по которым помогают показать заказчику: как именно удалось избежать нежелательных моментов в организации и проведении мероприятий. Способность Event'ора и Клиента найти взаимопонимание путем диалога - очень важный момент взаимоотношений, стоит только научиться грамотно его выстраивать.
 

Как в вашей компании решаются спорные вопросы при взаимодействии клиента-заказчика и вас как исполнителей?

Особое внимание в работе нашей команды мы уделяем обучению и развитию специалистов, работающих над проектом. При возникновении большинства вопросов – как внутри нашей команды, так и при взаимодействии с заказчиком – в процессе работы над мероприятием все решается «за столом переговоров», где каждый может высказать свою точку зрения на сложившуюся ситуацию, грамотно аргументируя свою позицию. Такой подход к работе обеспечивает более глубокое понимание предмета и вырабатывает ответственность за высказанное мнение или принятое решение.
 

Как оценивается эффективность культурно-развлекательных и деловых мероприятий?

Оценить эффективность проведенного мероприятия достаточно просто – всегда существует возможность получения «обратной связи» от Клиента. Задача Event'ора грамотно ее использовать. В отчете по мероприятию заказчик увидит, как поэтапно сотрудники его компании, принимавшие участие в мероприятии, смогли достичь тех целей и задач, которые ставились изначально. К тому же эффект от проведенного мероприятия можно продлить: не «бросайте» участников события на произвол судьбы – на страничке вашего корпоративного сайта сделайте площадку для обмена впечатлениями, выложите фотографии, расскажите о том, какие мероприятия запланированы в ближайшем будущем, спросите совета «бывалых»...
 

Кто принимает участие в оценке эффективности культурно-развлекательного мероприятия? Насколько важно получить обратную связь от сотрудников компании, участвовавших в нем? Как эту информацию должно использовать агентство для дальнейшей работы как с этим же заказчиком, так и с другими клиентами?
 

Когда компания планирует корпоративный event любого формата, будь то деловая конференция, team-building или культурно-развлекательное мероприятие, то в первую очередь помнит, что любое из них направлено на мотивацию сотрудников и команды. Поэтому очень важно получить обратную связь именно от сотрудников компании. Топ-менеджеры компании заказчика и специалисты отдела развития и обучения персонала всегда оценивают эффективность проведенного мероприятия, исходя из предварительно поставленных целей и задач. Когда эти два мнения совпадают – считайте, что мероприятие принесло тот эффект, на который и рассчитывали, и агентство свою работу выполнило успешно.

Справка
ОРАТОРИКА основана в 2004 году. Ее работа – развитие навыков внутренней и внешней коммуникации: лидерство, управленческие навыки, внутрифирменная коммуникация, публичные выступления и презентации, переговоры, управление персоналом, письменная коммуникация, коммуникация со СМИ, антикризисная коммуникация.

Event-Forum